Access2000による
簡易データベース作成マニュアル

 

Accessにはいろいろな使用方法がありますが、ここでは最も基本的なフォーマット作成について記述します。
作成するものは、顧客情報とし、内容は前述の表のものとします。

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 データベースファイルを作成

Accessを起動させるとファイルの選択する項目がでるので 「新しいデータベースの作成」 の中の 「空のデータベース」をクリックし、 「OK」 をクリックします。そうすると、データベースの保存先を確認するので、ファイル名を 「住所録」 に変更し、登録します。
登録先は通常 「My Documents」 にですが、別の保存先でも構いません。)
これにより空のデータベースが作成されます。

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 テーブルの作成

1)
データベースファイル作成後、住所録データベースウインドウが表示されるので、オブジェクト欄のtopにあるテーブルをクリックし、右手にある 「ウィザードを利用してテーブルを作成する」 をダブルクリックします。
2)
テーブルウィザードが起動するので[ビジネス用]をクリックし、テーブル一覧及びフィールド一覧より必要なものを選択して、新規テーブルのフィールドに登録します。

なお、フィールド名のないものもありますので、登録と同時に変更を行っていきます。(訂正前のフィールド名を(○○○)で列記しておきます。)
この例では、 「取引先住所録」 の
 ・ 「顧客ID」 ・「氏名」 ・「ふりがな」 ・「郵便番号」 ・「都道府県」 ・「市区町村」 ・「番地等(住所)」 
 ・「TEL(会社直通TEL)」 ・「FAX(FAX番号)」 ・「E-mail(電子メール名)」 ・「生年月日」
 ・「性別(備考)」 ・「ランク(備考)」 ・「備考」
の順に選択していきます。
3)
以上の作業後 「次へ」 をクリックすると、テーブルウィザードの画面となるので、テ−ブル名に「名簿」と入力し、 [主キーを自動的に設定する] をクリックし、 「次へ」 をクリックします。
4)
3)の操作後、テーブルを作成した後に行うことを選択させますので、 [フォームウィザードで作成したフォームを使って、テーブルにデータを入力する] をクリックし、 「完了」 をクリックします。
操作後、フォームビューが出ますがいったん閉じ、フォーム名に 「名簿」 と入力し、保存します。 

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 テーブルの整理(この項は不要であれば省略しても構いません)

今後の入力が楽になるように、テーブルの訂正を行います。
訂正するのは、

 1) ふりがな自動入力  2) 住所自動入力  3) TEL 4) FAX  5) 性別  6)ランク  の6点になります。

 

1)  「氏名」 を入力することで、「ふりがな」が自動的に入力できるようにします。

1)
まず、 「名簿」 テーブルを開き、テーブル枠内で右クリックし、出てきたメニュー欄の 「テーブルデザイン」 をクリックします。
次に、氏名欄をクリックし、下の [標準]欄 にある 「ふりがな」 をクリックします。
すると、この欄の右端に 「…」 マークが出るのでこれをクリックすると、 「ふりがなウィザード」 が起動しますので、ふりがなの入力先欄の 「既存のフィールド名を指定する」をクリックします。
2)
ふりがなを自動的入力するフィールドを指定するため、[▼] をクリックし、 「氏名」 を選択、クリックします。
このとき下欄の 「ふりがなの文字種」 は 「全角カタカナ」 のままにしておきます。
3)
「完了」 をクリックすると、データを保存するかどうかきいてきますので「OK」 を押します。

 

2) 7桁の郵便番号の入力だけで、番地等を除いた住所のほとんどが自動的に入力できるようにします。

1)
まず、 「名簿」 テーブルを開き、テーブル枠内で右クリックし、出てきたメニュー欄の 「テーブルデザイン」 をクリックします。
次に、住所欄をクリックし、下の [標準]欄 にある 「住所入力支援」 をクリックします。すると、この欄の右端に 「…」 マークが出るのでこれをクリックすると、「住所入力支援ウィザード」 が起動しますので [郵便番号] フィールドを指定するため、 [▼] をクリックし、 「郵便番号」 をクリックし、 「次へ」をクリックします。
2)
住所の構成を入力するフィールドを聞いてくるので、[都道府県・市区郡・住所の3分割]をクリックすると下部欄に [住所]・[市区郡]・[住所] を指定する項が出てきますので、 [▼] をクリックし、各々 「都道府県」・「市区町村」・「番地等」 をクリックし、「次へ」 をクリックします。
3)
正しく設定されたことを確認する画面がでますので試しに郵便番号欄にご自分のお住まいの郵便番号を入れてみてください。
下部欄の 「都道府県」・「市区町村」・「番地等」 に住所がきちんと出ればOKですので、 「次へ」 をクリックし、「OK」を押せば終了です。

 

3) 電話番号の訂正を行います。

電話番号入力は、2桁-4桁-4桁の形式の入力設定になっていますが、通常の電話番号は市外、市内の局番が安定していないため、4桁-4桁-4桁の形式の入力設定に変更します。

1)
まず、 「名簿」 テーブルを開き、テーブル枠内で右クリックし、出てきたメニュー欄の 「テーブルデザイン」 をクリックします。
次に、TEL欄をクリックし、下の [標準]欄 にある 「定型入力」 をクリックします。
そして中にある文字を[!¥(9999")‐"9999¥‐9999;0]になるように入力します。
2)
入力後、この設定を保存するために、テーブル枠内で右クリックし、出てきたメニュー欄の 「データシートビュー」 をクリックすると、保存するかどうか聞いてきますので 「はい」 をクリックすれば終了です。

 

4) FAX番号の訂正を行ないます。

電話番号の訂正方法と同じです。

 

5) 「男性」・「女性」 の選択のみで、入力ができるよう性別の訂正を行います。

1)
まず、 「名簿」 テーブルを開き、テーブル枠内で右クリックし、出てきたメニュー欄の 「テーブルデザイン」 をクリックします。
次に、性別欄をクリックし、下の[ルックアップ]欄にある 「表示コントロール」 をクリックします。
そして、この右端にある [▼] をクリックし、 「リストボックス」 をクリックします。
2)
次に 「表示コントロール」欄 の下にある 「値集合タイプ」の右端にある [▼] をクリックし、 「値リスト」 をクリックします。
3)
「値リスト」 の下にある 「値集合ソース」 をクリックし、「"男性";"女性"」 と入力します。
4)
入力後、この設定を保存するために、テーブル枠内で右クリックし、出てきたメニュー欄の 「データシートビュー」 をクリックすると、保存するかどうか聞いてきますので、 「はい」 をクリックすれば終了です。

 

6) お客様が自分の店の売上に貢献している度合いを [A・B・C] というランクに分けて入力します。

1)
性別の訂正と同じです。
2)
性別の訂正と同じです。
3)
「値リスト」 の下にある 「値集合ソース」 をクリックし、 「"A";"B";"C"」 と入力します。
4)
入力後、この設定を保存するために、テーブル枠内で右クリックし、出てきたメニュー欄の 「データシートビュー」 をクリックすると、保存するかどうか聞いてきますので、 「はい」 をクリックすれば終了です。

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 データ入力

以上で入力できるようになりましたので、上記作業によりでた 「データシートビュー」 画面で入力していってください。